In de definitie van de World Health Organisation staat nu dat een burn-out wordt veroorzaakt door chronische stress op de werkvloer. Een burn-out leidt tot gevoelens van vermoeidheid, een negatieve houding ten opzichte van een baan en afname van productiviteit. Burn-out staat vermeld als ‘werkfenomeen’. Het is een gevolg van chronische stress op de werkplek die niet met succes kan worden gemanaged.

In mijn optiek is dat een beperkte visie. Omdat het vaak breder is en afhankelijk van meerdere factoren. Ook iemands levensfase speelt een rol. Lees hierover in dit artikel bij ‘Oorzaken’.

De kans dat iemand een burn-out krijgt is groter naarmate iemand langdurig in een ongewenste situatie zit, ervaren dat ze veel moeten, en de overtuiging hebben dat ze zelf weinig kunnen bepalen. Dit is een ongunstige combinatie.

Als werkgever loop je de kans dat een professional/werknemer het werk voor een tijd moet neerleggen als gevolg van een burn-out. Het zijn vaak mensen met een sterk verantwoordelijkheidsgevoel en betrokkenheid. Ook perfectionisten en ‘pleasers’. Maar er op een dag doorheen zitten.

In 2007 gaf ruim 11 procent van de werknemers aan dat ze burn-outklachten hebben. In tien jaar tijd is dat geleidelijk gestegen tot 16 procent; volgens bron: TNO. De jaarlijkse kosten van werkgerelateerd verzuim wordt geschat op bijna 9 miljard per jaar.

Dat is zeer zorgelijk.

Dit blog is te gebruiken als een praktische handleiding voor werkgevers en human resource managers om te kijken wat je zelf kunt doen aan burn-out preventie in de eigen organisatie; en wat ik kan betekenen voor de organisatie. 

Wat hier geldt is een oud principe: voorkomen is beter dan te genezen.

Burn-out preventie en inzetbaarheid
Een burn-out treft niet alleen de werknemer, ook zijn/haar werk-en-privé omgeving ervaart de impact hiervan. Vandaar dat preventie van zo’n groot belang is voor een organisatie.

Preventie begint bij het management en bij verankering in het HRM-beleid. Stap 1 is het vergaren van kennis omtrent het verschijnsel Burn-out. Dit kan bijvoorbeeld door het organiseren van workshops (MGI Coaching), waarin wordt stilgestaan bij de oorzaken, gevolgen en strategieën: hoe om te gaan met burn-out.

De baten van preventie
Met het voorkomen van een burn-out voorkom je:

• Veel leed van de individuele werknemer.
• De impact op de organisatie/afdeling.
• En de economische kosten hiervan voor het bedrijf.
  Deze worden bepaald door de Verzuimduur x verlies van inspanning/ waarde + gevolgkosten (bijvoorbeeld inhuren tijdelijke kracht).

 

Oorzaken
De algemene gedachte die overheerst over burn-out is dat een bepaalde stressvolle situatie op het werk de oorzaak is van burn-out, of het teveel aan werk. Echter of iemand een burn-out krijgt, hangt vaak van 2 á 3 dingen af. Het een combinatie van persoonlijke eigenschappen, werk omstandigheden en vaak ook privé omstandigheden. Dus de situatie alleen is niet doorslaggevend. Iedereen reageert anders op stress. Een reorganisatie kan voor de een stress veroorzaken terwijl een ander zich niet druk maakt en alleen maar kansen ziet.

Praktijk voorbeeld
Bij onderstaand praktijkvoorbeeld zijn meerdere risicofactoren van invloed, waarbij het opstapelen leidde tot een burn-out.

Werknemer A. is iemand die structureel de lat te hoog legt voor zichzelf, zeer gecommitteerd is en eerder introvert dan extravert. Ook is A. eigenlijk nooit tevreden terwijl ze het in de ogen van anderen heel goed doet. Ze is eerder geneigd om de negatieve aspecten te benadrukken. Door goed haar best te doen hoopt ze waardering te krijgen. Daarnaast ervaart ze veel spanning door een reorganisatie op het werk. Wat haar onzeker maakt.

Thuis is een van de kinderen al geruime tijd ziek. Dit vraagt veel zorg en regelen. Door haar verantwoordelijkheidsgevoel en zorgzaamheid trekt ze deze taak naar zich toe. Haar partner houdt vol dat hij niet minder noch thuis kan werken en snel geïrriteerd raakt omdat hij van nature ongeduldig is. Dit veroorzaakt bij haar al veel te lang stress. Ze heeft een aantal paniekaanvallen op het werk, kan zich moeilijk concentreren, is gejaagd en slaapt slecht. Bovendien is bij haar 82-jarige moeder alzheimer geconstateerd. Ze helpt haar moeder waar ze kan. Dat ze dit doet is natuurlijk zeer te waarderen. Alleen is ze grenzeloos in het aannemen van de verzorgende rol. De ‘zorgen voor…’ situaties stapelen zich op; telkens cijfert ze zichzelf weg en vergeet ze om goed voor zichzelf te zorgen.

Gevolg: Ze raakt overbelast. Op een dag kan ze geen stap meer zetten.

Wat kun je doen aan preventie als werkgever?

En hoe kan een werkgever aan een medewerker zien dat die opgebrand begint te raken?
Zo eenvoudig is dat niet omdat de ene persoon stress beleeft als een positieve prikkel, terwijl de ander er onder lijdt. Het is best lastig om te beoordelen tot welke soort iemand behoort.

De sleutel is persoonlijke aandacht en de medewerker begrijpen.

Initieer een persoonlijk gesprek, ga onderzoeken wat er aan de hand is door vragen te stellen als: “welke zaken leveren jou druk en stress op?

• Wat is het gevolg hiervan op je functioneren?
• En op je welzijn?
• In welke mate heb je nog plezier in je werk?
• Hoe lang heb je er al last van?
• Wat stel je zelf voor om eraan te doen?
• Hoe kunnen wij jou helpen?
• Wat heb je nodig?”

Als je weet wat de oorzaken zijn kun je een passende oplossing bedenken. Ga samen werken aan een oplossing. Zoek samen uit wie waar iets kan doen.

Een ding is zeker, persoonlijke aandacht van de leidinggevende of HR manager, werkt steunend en motiverend. Als werkgever heb je natuurlijk oog voor iemand prestaties en performance. Maar bij stress of burn-out klachten is het van belang om ook oog te hebben voor iemands welzijn en welbevinden en dit te beschouwen als een alledaags managementtaak.

Preventieve maatregelen

Om stress preventief aan te pakken:

• Kan een gesprek over iemands werk-en-welzijnsbeleving verhelderend zijn.
• Stel vast welke werkzaamheden of omstandigheden stress veroorzaken, maar ook welke juist motiverend zijn.
• Aan de hand van de uitkomst kun je iemands taakinhoud en taakeisen veranderen.
• Behalve werkoverleg vaker informeel overleg hebben.
• Kun je samen werken aan een goede prioriteitstelling.
• In gesprek gaan over wat iemand energie geeft en waar het energie vreet.
• Indien de motivatie verandert in gesprek gaan over een andere functie.
• Werktijden aanpassen.
• Onderzoeken hoe de werksfeer kan worden verbeterd.
• Onderzoeken aan welke ondersteuning behoefte is.

 Ontlasten is een sleutelwoord voor druk en geluk.

• Betrek het team

Als manager kun je met het team over stress gaan praten, en in gesprek gaan om eens te kijken hoe de druk verdeeld kan worden. Inclusief eventuele knelpunten. Met zijn allen kom je vaak tot oplossingen. Een klimaat waarbij open gesproken kan worden zonder kritiek te krijgen of wenkbrauwen niet gefronst worden wanneer iemand zegt dat het hem of haar te veel wordt, draagt bij aan preventie.

• Ontwikkelingsgerichte aanpak werkgerelateerde factoren

Persoonlijke ontwikkeling helpt om werkgerelateerde stress te verminderen. Door mijn 24 jaar ervaring als coach kan ik gerust stellen dat: hoe vaardiger iemand is, des te beter is iemand bestand tegen stress; met name in spannende, uitdagende situaties. Onderzoek gezamenlijk welke competenties verbeterd kunnen worden. Denk hierbij aan persoonlijke effectiviteit, het oplossend vermogen, timemanagement, communicatie of leidinggeven of het leren omgaan met stressvolle situaties. En aandacht voor een goede balans tussen werk en privé. 

• Evalueer of de initiatieven en maatregelen die je hebt genomen leiden tot een verbetering van energie, motivatie en werkplezier. Als de medewerker dit niet ervaart maar uitgeput raakt, een slecht gevoel heeft over zichzelf, dan verandert de urgentie en de focus.

Als dan toch gebeurt wat je vreest, namelijk dat de medewerker aan chronische stress lijdt en zich uitgeput ziekmeldt, dan is er helaas maar 1 remedie en dat is stoppen met werken en een hersteltermijn afspreken. Wat we weten is dat mensen meestal goed herstellen van een burn-out. Alleen niet iedereen herstelt even snel, het is een proces. Bij een actieve aanpak en goede begeleiding is de kans groot dat de medewerker zijn/haar normale bezigheden geleidelijk weer kan oppakken. Maar wel in kleine stapjes in plaats van sprongen. Meestal lukt dit binnen enkele maanden. Een goede fasering begint met een hersteltermijn, vervolgens gedeeltelijk werken en daarna de normale bezigheden oppakken en evalueren.

Met Burn-out preventie werk je ook actief aan de inzetbaarheid

Uiteraard hebben zowel de werknemer als de werkgever baat bij professionele doelgerichte ondersteuning. Er is al veel winst te behalen bij het in kaart brengen van oorzaken, gevolgen, oplossingen en ondersteuning bij de implementatie hiervan. En samen uit te zoeken wie waar iets kan doen.

Hulp nodig met burn-out preventie?
Om organisaties hiermee van dienst te zijn bied ik:

1. Inter-Actieve workshops
2. Individuele begeleiding

Ad. 1. Workshops

Ik word als coach regelmatig ingeschakeld om organisaties te helpen om kennis te ontwikkelen op het gebied van burn-out preventie. Een workshop ziet er als volgt uit: 1. Wat is een burn-out. 2. Welke persoonlijkheidskenmerken kunnen het veroorzaken. 3. Welke omstandigheden kunnen het veroorzaken. 4. Hoe herken je het bij je medewerker? 5. Hoe help je ze hiermee om te gaan? 6. Wat kunnen wij als werkgever doen ter vermindering of voorkoming?

Effect
Belangrijk is dat er een doel wordt vastgesteld. Wat beoogt de organisatie met de workshop? Het gewenste effect beschrijft het doel voor de deelnemers. Het is belangrijk om dat vooraf vast te stellen. Zo wordt de workshop afgestemd op de vraag van het management/het HR team.

De workshop helpt om burn-out beter te begrijpen. Behalve kennisoverdracht bestaat de workshop ook uit actieve werkvormen die de inhoud versterken. Deelnemers worden gestimuleerd om buiten de eigen kaders te denken. Zo kunnen nieuwe inzichten, invalshoeken, gezichtspunten of oplossingen opborrelen. Ook wordt er actief gebruik gemaakt van de aanwezige kennis en ervaring in de groep.

Ik reik praktische modellen aan die voor de organisatie werken. De workshop helpt om bepaalde keuzes te maken. Het draagt bij aan de toekomstvisie en beleid. Kenmerkend is de eenvoud waardoor burn-out inzichtelijk en hanteerbaar wordt.

Ad. 2. Tevens begeleid ik werknemers om een burn-out te voorkomen of te begeleiden bij het herstel hiervan. Mijn coachpraktijk bestaat inmiddels ruim 24 jaar. Ik merk dat stress en burn-out klachten de laatste jaren een serieuze rol zijn gaan spelen. Er wordt veel van mensen gevraagd, maar mensen vragen ook grenzeloos veel aan zichzelf of vinden dat ze grenzeloos bereikbaar moeten zijn.

Met een op maat gesneden coachtraject van circa 3 – 4 maanden worden goede resultaten bereikt. Ze maken een transitie door van (bijna) burn-out naar een energieke, gebalanceerde werknemer met hernieuwde werkzin.

Contact mij
Voor informatie over de preventie workshop voor werkgevers of voor individuele coaching kun je contact opnemen met MGI Coaching. Informatie: www.mgicoaching.nl

Voor advies bel: Frank Jonker 0654323653.

Intervisie bijeenkomsten
Om te kijken wat je zelf kunt doen aan burn-out preventie in de eigen organisatie zijn intervisie bijeenkomsten buitengewoon nuttig en waardevol. 

Aanmelden

Als je interesse hebt in het organiseren van intervisie bijeenkomsten voor medewerkers of managers neem dan contact met mij op via frank@mgicoaching.nl of T: 065432 3653.